コロナ禍の影響もあり、急速に進んだのが人と企業をつなぐオンラインの活用です。
もはやリモートワークやオンライン会議は当たり前に行われていますが、同じように人事が利用するオンライン面談も広く浸透しました。
スマホとインターネット環境さえあれば、QRコードを読み取るだけで場所を選ばず面談が実施できます。
優秀な人材を確保するためには、企業にとって対応が必須ですが、どのようにすればよいのでしょうか。
この記事の目次
スマホでオンライン面談のノウハウは必須
新型コロナウイルスの拡大をきっかけに広がったオンライン面談の採用は、状況が収まりつつある現在も急速に進んでいます。
実際に対面しなくても人と企業とがつながる有効な手段として、さまざまな形によるインターネット利用が加速していますが、オンライン面談もそのひとつと言えるでしょう。
求職者にとってスマホでできるオンライン面談は、わざわざ企業や会場まで出向く必要がなく、非常に効率的で歓迎できる仕組みです。
優秀な人材ほど、こうした企業側のフレキシブルな対応を高く評価し、期待感も大きくなります。
そのため、もはや企業側としては、採用しないわけにはいきません。
ただ、オンライン面談とはどういうものなのかノウハウがなく、不安に感じる企業は少なくありません。
さらに、Web面談ツールも選びかねるのが事実でしょう。
とはいえ、大企業のみならず、中小企業にもマッチするWeb面談ツールはありますので、基礎知識を学べばまったく難しいことではありません。
オンライン面談の流れ
オンライン面談は、安定的にインターネットにつながる環境とツールさえあれば、スマホやPCなどの機器で簡単に実施できます。
ツールにもよるので一概に言えませんが、企業側から見た全体の流れを簡単にまとめておきましょう。
ステップ1 ツールの起動
オンライン面談の予定時間の少なくとも5分前には、ツールにログインし、問題がないか確認しておきましょう。
情報漏洩などにつながるものがないよう、カメラに映る物や人をチェックし、必要のないアプリの非通知設定などもしておきます。
チェックが終わったら、そのままの状態で待機しましょう。
ステップ2 面談相手がログイン
ツールによって、面談相手のログイン通知が来たら、承認などの操作を行う必要があります。
あらかじめ相手にQRコードなどをメールなどで送っておけば、相手はそれを読み取るだけで、面談の場に参加できる仕組みになっているものが便利です。
ステップ3 面談
面談に関しては、対面で行う従来の面談となんら変わりはありません。
通信環境によって多少のタイムラグが発生することもありますので、質問などは矢継ぎ早に行うのではなく、少し間をおいて話すよう心がけるとよいでしょう。
ステップ4 接続を切って終了
面談が終わったら、通信の接続を切って終了です。
オンライン面談を積極的にアピール
現在、どの業界やどの企業でも人材確保に苦労しています。
オンライン面談の実施は、より広い範囲から優秀な人材を見つけるために、非常に有効な手段になるでしょう。
こうした最先端の対応をしている企業は、好感度を持って歓迎されるうえ、多くの求職者に興味を持ってもらえるのも事実です。
企業側も面談会場を押さえるコストや交通費支給などの出費がなくなり、よりスケジュールを詰められることで、人材獲得のチャンスを広げられます。
オンライン面談による人材確保を目指すなら、オンライン面談が可能であることを積極的にアピールしましょう。
自社サイトの採用ページでアピールしたり、あらゆるポータルサイトに明記したりして告知することも必要です。
当然のことですが、せっかくツールを導入し、オンライン面談をスタートさせても、そのことが求職者に伝わらなければ効果がうまく発揮されません。
なるべく多くの企業を受けたいと考える求職者や、遠方からの就職を希望している求職者にとっては、オンライン面談の実施だけで応募のハードルは一気に下がります。
応募者数の倍増を図りたいなら、ぜひアピールについてもしっかり計画してください。
「スマホでQRコードを読み取るだけで面談可能」などというキーワードは、非常に魅力的です。
オンライン面談ツールの選び方
オンライン面談をこれから導入しようと考えている企業にとって、ツール選びはひとつのハードルでしょう。
基本的には使い勝手のよいツールを選べばよいのですが、企業側にとって都合がよいだけでなく、相手にとっての使いやすさも考えることが大切です。
あらかじめ送ったQRコードをスマホで読み取るだけですぐにつながるツールなどは、応募者の心理的ハードルを一気に下げてくれます。
そのほか、必要な機能要件を決めておけば、比較的絞り込みは容易になります。
なお、大前提として、オンライン面談を行うには、安定的なインターネット環境が必要です。
企業側は、有線ネットワークを採用することをおすすめします。
各種機能や使い勝手を確認した後は、コスト面で比較して選びましょう。
同じツールでも料金プランが複数ある場合もあり、初期費用と月額が別にかかるものや、初期費用はなく月額使用料のみのものなどがあります。
無料トライアルの用意があれば、試してから決めることも可能です。
機能要件の決め方とは
機能要件は、利用シーンに応じて決めましょう。
ブラウザ型とアプリインストール型がありますが、可能であればアプリをインストールしたほうが、比較的安定しやすいと言えます。
そのほか、録画機能の要不要もありますし、面談人数や面接官が多いようなら、カレンダー機能と連携しているほうがスケジュール調整がしやすくなります。
複数の面接官がいる場合や、一次審査・二次審査といった段階を踏むようなら、評価機能が使いやすく、第三者が見やすいことが重要です。
応募者の情報整理、選考ステータスの一元管理ができる機能があれば、採用業務が格段にはかどるでしょう。
オンライン面談のメリット・デメリット
オンライン面談のメリットは、幅広いエリアから人員を募集しやすく、採用コストも大幅に圧縮できることです。
特別な会場を用意する必要がないため、面接官のスケジュール調整もしやすく、従来より多くの面談を実施できる期待もあります。
安定した人材確保を目指すなら、無料ツールではなく専用ツールの利用がおすすめです。
一定の使用料がかかるとしても、相対的に十分なコストカットが見込めるでしょう。
デメリットは通信の性質上、どうしてもタイムラグが発生する場合があることや、突発的な通信トラブルが起こる可能性があることです。
ただこれも予測できる範囲ですし、現代はインターネット通信によるコミュニケーションには慣れている人が大半なので、大きな問題には発展しないことがほとんどです。
まとめ
オンライン面談は、すでにあらゆる企業にとって不可欠な仕組みです。
安定的なインターネット環境さえあれば、スマホでQRコードを読み取るだけで簡単につながり、場所を問わず積極的な採用活動ができます。
まだノウハウのない企業にとっては不安もあるでしょうが「対面でなければ」と構えるのではなく、時代の変化に柔軟に対応することが必要です。
オンライン面談ツールの利用には一定のコストがかかりますが、会場を押さえたり、交通費を支給したりするなど、社内の人的労力と比べれば大幅にコストカットが見込めるでしょう。
ぜひ使い勝手のよいツールを選び、積極的で効率的な人材確保を実現してみてください。